Wenn Du an die Rezeption kommst, liegt dort eine Tüte bereit, in der Euer "Zeug" (also z.B. Zimmer- und Handtuchkarten, Hotelausweis, Armband, Kofferaufkleber, Meldebogen und Informationsmatrial) passend zusammengepackt ist und auf der schon eine Zimmernummer steht (muß ja, wegen der Schlüsselkarten).
Diese Tüte wird normalerweise ein- bis zwei Tage vorher zusammengestellt, spätestens dann muß der Zimmerwunsch vorliegen. Freilich kann man auch danach noch das Zimmer tauschen, das ist aber deutlich mehr Aufwand.
Ich würde empfehlen, ein- bis drei Wochen vorher unter Angabe der Buchungsdaten eine Mail zu schicken (Fax oder Anruf geht vermutlich auch, habe ich aber noch nicht probiert). Dann steht die Information bei Iberostar im Computer (die haben direkt ein Feld dafür) und wird auch auf die entsprechenden Listen gedruckt.
Die Reservierung der Restaurants erfolgt nicht direkt an der Rezeption, sondern einem getrennten Schreibtisch der "Guest Relations" zu bestimmten Zeiten.
Dort kann man Euch sagen, zu welchen Zeiten im Restaurants noch Tische frei sind und gleich die Tickets ausdrucken. Ob man die Zahl der Reservierungen z.B. wegen Ostern reduziert hat, weiß ich jetzt nicht, Weihnachten galten die 4x in 2 Wochen.
Überaschend bezahlen mußt Du nichts, da Du für alle Dinge, die nicht inklusive sind (z.B. Massagen im SPA) eine Quittung zum Unterschreiben vorgelegt bekommst.